Questions fréquentes
Tout ce que vous devez savoir sur l'externalisation avec Pro-Assistante.
Fonctionnement
Comment fonctionne Pro-Assistante ?
Pro-Assistante vous met en relation avec une assistante dédiée, formée à vos process. Nous fournissons l'infrastructure technique (VM sécurisée, outils de suivi) et assurons le suivi de la collaboration. Vous gardez le contrôle total sur les tâches confiées.
Mon assistante travaille-t-elle uniquement pour moi ?
Oui, votre assistante est dédiée à votre entreprise. Elle apprend vos process, connaît votre activité et travaille exclusivement sur vos tâches pendant les heures contractualisées.
Comment communiquer avec mon assistante ?
Vous communiquez directement avec votre assistante par les canaux de votre choix : email, messagerie instantanée (Slack, Teams), téléphone, visioconférence. Nous mettons également à disposition un espace de travail collaboratif sécurisé.
Quels sont les horaires de travail ?
Les horaires sont flexibles et définis ensemble selon vos besoins. Votre assistante peut travailler sur des plages horaires alignées avec vos heures de bureau en France, ou sur des horaires décalés si votre activité le nécessite.
Tarifs et engagement
Combien coûte une assistante externalisée ?
Nos tarifs démarrent à 8€/heure pour un profil junior, 10€/heure pour un profil confirmé, et 13€/heure pour un expert. Un forfait infrastructure de 150€/mois s'ajoute pour l'environnement technique sécurisé. Cela représente 50 à 70% d'économies vs une embauche en France.
Y a-t-il un engagement minimum ?
Nous demandons un volume minimum de 10 heures par semaine pour garantir une collaboration efficace et une bonne intégration de votre assistante. Il n'y a pas d'engagement de durée : le préavis de résiliation est de 2 mois.
Comment fonctionne la facturation ?
La facturation est mensuelle, basée sur les heures réelles travaillées (logs Guacamole). Vous recevez un relevé détaillé avec le nombre d'heures effectuées. Paiement à 15 jours.
Y a-t-il des frais de mise en place ?
Oui, des frais de setup de 800€ couvrent le recrutement (sourcing, sélection, entretiens), la configuration de l'infrastructure technique et la formation initiale de votre assistante à vos outils et process.
Sécurité et confidentialité
Mes données sont-elles sécurisées ?
Absolument. Chaque client dispose d'une VM (machine virtuelle) isolée et sécurisée. Toutes les données transitent par des connexions chiffrées. Nous appliquons les meilleures pratiques de sécurité informatique.
Comment garantissez-vous la confidentialité ?
Chaque assistante signe un accord de confidentialité strict. L'infrastructure technique est cloisonnée par client. Vous pouvez également nous faire signer un NDA spécifique si votre activité l'exige.
Puis-je contrôler l'activité de mon assistante ?
Oui, vous avez accès à des logs détaillés via notre interface Guacamole. Vous voyez les heures de connexion, les applications utilisées, et pouvez superviser le travail en temps réel si nécessaire.
Qualité et continuité
Comment sélectionnez-vous les assistantes ?
Nous recrutons des profils BAC+4/5 francophones avec une expérience préalable en assistanat ou secrétariat. Chaque candidate passe des tests de compétences (bureautique, rédaction, communication) et un entretien approfondi.
Que se passe-t-il si mon assistante est absente ?
Pour les absences courtes (moins de 5 jours), les heures sont rattrapées. Pour les absences prolongées, nous activons notre vivier de backup et vous proposons un remplacement sous 48h maximum.
Puis-je changer d'assistante si ça ne convient pas ?
Oui. Si après la période d'intégration la collaboration ne vous satisfait pas, nous organisons le remplacement par un autre profil de notre vivier. Votre satisfaction est notre priorité.
Comment se passe la formation initiale ?
Les premiers jours sont consacrés à la formation sur vos outils et process. Vous transmettez vos procédures, accès et instructions. Votre assistante prend des notes et pose des questions pour être rapidement autonome.
Services
Quelles tâches puis-je confier à mon assistante ?
Secrétariat général, gestion d'agenda, comptabilité de base, facturation, support client, data entry, télésecrétariat médical, gestion commerciale... Toute tâche administrative réalisable à distance.
Mon assistante peut-elle utiliser mes logiciels métiers ?
Oui, nous formons votre assistante à vos outils spécifiques : CRM, ERP, logiciels métiers, plateformes de gestion... Elle accède à vos applications via la VM sécurisée que nous configurons.
Proposez-vous des services spécialisés ?
Oui, nous avons des profils spécialisés : télésecrétariat médical (Doctolib, prise de RDV), comptabilité (pré-comptabilité, facturation), gestion commerciale (devis, suivi clients). Les tarifs peuvent varier selon la spécialisation.
Vous avez d'autres questions ?
Notre équipe est disponible pour répondre à toutes vos interrogations.